Полная автоматизация заказов в мастерской изделий из фарфора CLAYSTREET с «1С:Управление нашей фирмой»

Программа: «1С:Управление нашей фирмой»

О компании

Мастерская CLAYSTREET (в переводе «глиняная улочка») уже 6 лет изготавливает очаровательную посуду ручной работы из фарфора, безопасность которой подтверждена сертификатами и декларацией. Изделия компании приобрели уже более 10 000 покупателей по всей России, Беларуси и Казахстану. Компания создает посуду, согревающую душевной теплотой, со 100% гарантией доставки в целости.

Отрасль: производство, интернет-торговля, оптовая и розничная торговля

История создания компании

Идея нашей компании родилась из фразы «это невозможно найти, легче сделать самим» — рассказывает Полина Кириченко, сооснователь мастерской CLAYSTREET. В момент зарождения идеи Полина занималась дизайном интерьеров и не могла найти определенные изразцы. «Сделать самой? — ну конечно!» Полину поддержал партнёр и близкий друг — Илья Бутов (сейчас управляющий партнер CLAYSTREET). На следующий день нашли инвестора и уже через неделю были в Москве на закупке оборудования и материалов. На производстве подошел мужчина, с которым разговорились. В конце он подарил маленького фарфорового кролика и Полина с Ильей уехали в Ростов-на-Дону. Мастерскую арендовали в хуторе Красный Крым. Начали с производства плиток.

Почти сразу к проекту присоединился еще один общий друг Артем Аствацатурьян (сейчас управляющий партнер CLAYSTREET), который без опыта планирования производства помог рассчитать обжиги, чтобы отдать заказ в срок. В процессе производства заметили, что изделия получались качественнее и без брака, если их создавали с хорошим настроением.
И тогда подумали: «Вот бы создавать что-то такое, с чем могут соприкасаться как можно больше людей, что-то простое и повседневное. Передавать через форму хорошее настроение и любовь к своему делу». 

Ответ пришел быстро — конечно, посуду!  Но как сделать ее уникальной? Именно в тот момент спустя год нашли в сумочке того самого кролика. Подаривший кролика мужчина оказался уникальным специалистом в искусстве фарфора и вот уже 4 года является нашим техническим директором, переехав в г. Ростов-на-Дону. Первым изделием в рамках посуды с кроликами стал «Кролик держатель». Он до сих пор входит в тройку наших хитов продаж, являясь визитной карточкой.  Так и родился проект очаровательной керамики CLAYSTREET — про вдохновение, праздник без повода, радость каждый день и смелость идти своим уникальным путем.  Сейчас CLAYSTREET — это в первую очередь команда. С самого начала к нам стали притягиваться потрясающие люди, многие из которых работают с нами до сих пор. Это молодые, талантливые в разных сферах ребята, которые тоже чувствуют в себе желание сделать этот мир еще лучше.

Команда CLAYSTREET

Зачем нужна автоматизация?

Автоматизацией занимались по мере возникновения задач. На момент начала проекта у нас был сайт с интернет-магазином, для нас написанная база для учета производства, много таблиц Excel.

Все эти источники информации создавались в разные периоды времени под разные задачи и были не связаны между собой. А количество заказов увеличивалось с каждым днем. Мы чувствовали, что недостаток информации, большие трудозатраты на обработку заказов сдерживали рост компании, приводили к потере заказов.

Как выбирали программу и компанию для автоматизации?

В сентябре 2019 г. мы с Артемом Аствацатурьяном, управляющие партнеры ClayStreet, обратились в компанию «Метод».  О компании «Метод» узнали, прочитав кейс внедрения в компании «Сладкидс». Нам понравилась идея автоматизации на программном продукте 1С:УНФ с синхронизацией со службами доставки. Вместе со специалистами обсудили детали, но к реализации приступили не сразу. Ведь нам было важно не просто внедрить программный продукт для решения одной конкретной задачи. Целью была комплексная автоматизация работы от появления заказа до отгрузки и оплаты по нему.

Компания «Метод» г. Ростов-на-Дону

Компания «Метод» была основана в 2016 году и сразу получила статус официального партнера фирмы «1С».

Специалисты компании помогают подобрать программное обеспечение, устанавливают и настраивают.

Также выполняют обновление программ, обучают сотрудников, сопровождают работу и дают консультации.    

Команда компании «Метод»

Первое, что сделали специалисты компании «Метод», добавили демонстрационную базу 1С:УНФ в бесплатном тестовом доступе (сейчас у нас 6 активных пользователей 1С:УНФ в облаке). Следующая встреча состоялась через месяц, на которой обсудили возможную интеграцию с сайтом, учет производства, ведение номенклатуры товаров. Третья встреча состоялась еще через месяц в декабре 2019 года, на которой и приняли решение начать проект автоматизации на «1С:Управление нашей фирмой».

Ход проекта 

Автоматизацию решили проводить поэтапно, решая конкретные задачи и получая результат после каждого этапа.

Этап 1. «Интеграция со службами доставки» 

Самое первое и важное, без чего не было возможным начинать внедрение, это была интеграция со службами доставки DPD и СДЭК.

У нас уже был большой поток заказов, который увеличивался. Вручную формировать заказы на доставку в личных кабинетах служб доставки было неэффективно: много времени и ошибки ручного ввода.

Шаг 1. Расчет стоимости.

Сейчас программа дает возможность определить наиболее оптимальный способ доставки сразу в двух службах. Показывает возможные адреса пунктов выдачи, чтобы менеджер мог согласовать ближайший пункт либо выбрать способ доставки «до двери». В завершение рассчитывает точную стоимость доставки с учетом выбранного тарифа.

Шаг 2. Оформление заказа у выбранного перевозчика

В личном кабинете перевозчика по нажатию одной кнопки автоматически формируется заявка на доставку со всеми необходимыми параметрами. Учитываются габариты, количество упаковок, способы доставки и тарифы.

Если все параметры заполнены корректно и в личном кабинете создан заказ, то в заказе появляется трек-номер, по которому программа начинает контролировать доставку.

Шаг 3. Отслеживание статуса заказа

Каждый час в 1С:УНФ обновляется статус заказов, которые еще находятся в пути. Таким образом, пользователи всегда точно знают, где находится посылка. А когда посылка передается клиенту, то заказ автоматически переводится в состояние «Завершен» с признаком «Успешно».

Этап 2. Создание единой системы управленческого учета в 1С:УНФ с заказами с сайта и учетом потребности материалов для производства 

После решения первоочередной задачи начали создавать в 1С:УНФ полную систему управленческого учета, где были бы все заказы с сайта и учет производства. Важно было перевести полностью учет заказов в 1С:УНФ.    

Шаг 1. Т.к. сайт был не на типовых механизмах, а написанный с нуля для нашей компании, то не поддерживал типовых синхронизаций. Сделали доработку по загрузке заказов с сайта в «1С».

Сайт формирует файл Excel с множеством полей, который загружается в 1С:УНФ, где на основании информации в файле создаются документы «Заказ покупателя».

Шаг 2. Создали отчет по аналогии с анализом потребностей, в котором формируется список номенклатуры в разрезе характеристик с указанием количества и требуемых дат производства.

Шаг 3. В заказе покупателя добавили дополнительный реквизит «крайняя дата отгрузки». Теперь период между желаемой и крайней датой отгрузки позволяет управлять производственным процессом, а также процессом сборки и отправки заказов более гибко.

Этап 3. Учет наборов 

Практически сразу с внедрением 1С:УНФ решилась задача по учету наборов. Полностью использовали возможности программы.  Дополнительно доработали загрузку с сайта и выгрузку в «производство». Вот так в списке номенклатуры появились наборы посуды. Работать с наборами стало удобно. Без дополнительных действий программа сразу списывает все составляющие на изделия, входящие в набор. А пользователь работает непосредственно с наборами.

Учет наборов дополнительно оптимизировали, добавив:

1. Возможность изменить цену набора в заказе с автоматическим изменением цен составляющих изделий в документе пропорционально их учетной стоимости.

2. Возможность учета наборов, состоящих из других наборов.

Этап 4. Открытие розничного магазина и подключение розничных продаж 

В декабре 2019 г. мы открыли магазин при мастерской. Наше производство находится на одной из центральных улиц города, поэтому решение об открытии розничной точки было уже давно.  Специалисты компании «Метод» за несколько часов помогли настроить в программе 1С:УНФ рабочее место кассира, подключили онлайн-кассу и эквайринг, научили, как в программе выполнять операции розничной торговли.

И начались розничные продажи, так реализовались наши планы собственного фирменного магазина.

Этап 5. Интеграция с существующей CRM-системой 

Компания CLAYSTREET давно использует в качестве CRM-системы Битрикс24. Оказалось очень полезным, что в 1С:УНФ есть стандартная синхронизация. Доработали стандартную синхронизацию наборами (т.к. Битрикс24 не работает с наборами) и доставку.

Итогом стало действительно комплексная автоматизация, где заказ покупателя прослеживается от запроса в социальной сети и до доставки покупателю.

Результаты проекта автоматизации:

1. На 10% сократили потери заказов благодаря сквозному контролю за заказом клиента от обращения  в социальных сетях, до получения статуса доставки клиенту.

2. В 3 раза выросла производительность, что позволило расти компании без привлечения дополнительных ресурсов. Автоматизация позволила одному человеку выполнять работу трех.

3. В 3 раза увеличилась возможность отправки заказов. Раньше на формирование заявки в транспортной компании уходило 10 минут, сейчас менее 3. Логисты ранее могли обрабатывать около 20 заказов, сейчас 50-70.

4. В 10 раз сократилось количество обращений клиентов по статусам заказов благодаря внедрению email-оповещения из 1С:УНФ. Позволило снизить загруженность отдела сервиса в 10 раз. Ранее на 1 оповещение тратили 1-10 минут, сейчас 10 секунд.

Наши планы

Проект по автоматизации реализовывали в несколько этапов. И сейчас мы продолжаем работать по автоматизации производства полностью в 1С:УНФ. Сейчас главная цель — получение полной себестоимости в одной программе. Следующим этапом планируем расширить финансовый учет. Автоматизация наших задач сопровождалась непростым периодом пандемии. Поэтому каждый этап работ сопровождался удаленной демонстрацией и инструкциями от компании «Метод».  А также были регулярные встречи, в том числе удаленные во время карантина, на которых обсуждали как стратегию дальнейшего внедрения, так и конкретные задачи. Такой формат сотрудничества оказался для нас очень полезен, т. к. становилась более понятна задача и варианты решения.

Спасибо официальному партнеру «1С» компании «Метод» и лично руководителю Игорю Размете. Вместе мы сделали очень много, и впереди еще большая плодотворная работа.

Игорь Размета, директор компании «Метод»: «Мы довольны совместными результатами проекта. Добиться таких результатов в короткие сроки позволило совместная работа нашей команды и компании ClayStreet.